Kai darbo stalas tampa muziejaus eksponatu
Prisimenu kolegę Renatą, kuri praeitą savaitę šventė trisdešimtmetį įmonėje. Jubiliejinė šventė buvo graži – gėlės, padėkos, prisiminimų lavina. Bet štai kas tikrai nustebino: jos kompiuteris darbo vietoje buvo beveik toks pat senas kaip ir jos darbo stažas. Na, gal ne visai trisdešimties metų, bet tikrai ne jaunesnis nei dešimties. Ir čia kyla klausimas, kurį girdžiu vis dažniau – ar tikrai reikia naujo kompiuterio, jei senasis dar „veikia”?
Žodis „veikia” čia yra labai santykinis. Taip, kompiuteris įsijungia. Taip, programos galiausiai atsidaro. Bet kol jos atsidaro, galima spėti nueiti kavos, pasikalbėti su kolega koridoriuje ir dar suspėti patikrinti telefoną. Tai jau nebėra efektyvumas – tai kantrybės testas.
Problema ta, kad daugelis organizacijų vis dar vadovaujasi principu „jei nesugedę, netaisyk”. Tik kad kompiuterio atveju „nesugedęs” nereiškia „tinkamai veikiantis”. Technologijos sensta ne tik fiziškai – jos sensta ir funkcionaliai, kai nebegali suspėti už šiuolaikinių programų ir saugumo reikalavimų.
Kaip technologijos sensta greičiau nei mes
Kompiuterių senėjimas nėra toks paprastas kaip atrodo. Tai ne tik lėtesnis veikimas ar keistas triukšmas iš procesoriaus vėdintuvo. Technologijų pasaulyje vyksta nuolatinė evoliucija, ir tai, kas prieš dešimt metų buvo puiku, šiandien gali būti rimtas stabdis.
Pirmiausia, pažiūrėkime į operacines sistemas. Windows 7, kuris buvo išleistas 2009 metais, oficialiai nebėra palaikomas nuo 2020 metų. Tai reiškia – jokių saugumo atnaujinimų, jokių pataisymų. Jūsų kompiuteris tampa atvira durimis įvairiems kibernetiniams pavojams. O kiek įmonių vis dar naudoja šią sistemą? Daugiau nei norėtume pripažinti.
Procesoriai taip pat turi savo gyvavimo ciklą. Senesnių kartų procesoriai tiesiog neturi instrukcijų rinkinių, kurių reikalauja naujos programos. Pavyzdžiui, jei jūsų kompiuteryje yra Intel Core i3 antrosios kartos procesorius (o tokie vis dar gyvuoja daugelyje biurų), jis fiziškai negali efektyviai apdoroti kai kurių šiuolaikinių užduočių, nes jam tiesiog trūksta reikiamų „įrankių”.
Atmintis – dar viena kritinė detalė. Prieš dešimt metų 4 GB RAM atrodė visai pakankamai. Šiandien tai absoliutus minimumas, kurio neužtenka net paprastam darbui su keliais atvirais dokumentais ir naršykle. Šiuolaikinės programos yra „išpurusios” – jos naudoja daugiau išteklių, nes yra sudėtingesnės, turi daugiau funkcijų ir dirba su didesniu duomenų kiekiu.
Saugumo spragos, kurios kainuoja brangiai
Čia prasideda tikrai rimti dalykai. Senų kompiuterių naudojimas nėra tik nepatogumo klausimas – tai tampa saugumo rizika visai organizacijai. Ir ne kokia nors teorinė rizika, o visai reali grėsmė.
Kibernetiniai nusikaltėliai puikiai žino, kad daugelis organizacijų naudoja pasenusią įrangą. Jie specialiai ieško tokių taikinių, nes žino, kad senesni kompiuteriai turi žinomų, bet nepataisytų saugumo spragų. Tai kaip palikti namo duris atidarytas ir tikėtis, kad vagys nepastebės.
Vienas iš didžiausių kibernetinių išpuolių istorijoje – WannaCry ransomware ataka 2017 metais – pasinaudojo būtent senesniųse Windows versijose esančia spraga. Nukentėjo šimtai tūkstančių kompiuterių visame pasaulyje, įskaitant ligoninių sistemas Jungtinėje Karalystėje. O visa tai būtų buvę išvengta, jei organizacijos būtų laiku atnaujinusios savo sistemas ir įrangą.
Bet saugumo problema nėra tik apie virusus ir ransomware. Seni kompiuteriai dažnai negali paleisti šiuolaikinių šifravimo protokolų, o tai reiškia, kad jūsų duomenys keliauja internetu praktiškai nešifruoti. Jei dirbate su kliento informacija, finansiniais duomenimis ar bet kokia konfidencialia informacija, tai gali būti ne tik saugumo problema, bet ir teisinė atsakomybė pagal BDAR ir kitus duomenų apsaugos reglamentus.
Produktyvumo nuostoliai, kuriuos matome ir kuriuos ne
Dabar pereikime prie skaičių, kurie tikrai turėtų sudominti bet kurį vadovą. Lėtas kompiuteris kainuoja pinigų – daug pinigų. Tiesiog mes dažnai to nematome, nes nuostoliai yra pasklidę per visą darbo dieną.
Tyrimai rodo, kad darbuotojai su pasenusia įranga vidutiniškai praranda apie 30 minučių per dieną vien laukdami, kol įsijungs kompiuteris, atsidarys programos, įsikelės failai. Tai pusantros valandos per savaitę, šešios valandos per mėnesį. Jei darbuotojo valandinis įkainis yra 15 eurų, tai 90 eurų per mėnesį arba 1080 eurų per metus vien laukimo laiko. O tai tik vienas darbuotojas.
Bet yra ir netiesioginis poveikis. Frustracija dėl lėtos įrangos mažina motyvaciją, didina stresą ir mažina bendrą darbo kokybę. Darbuotojai pradeda vengti tam tikrų užduočių, nes žino, kad jos užtruks amžinybę. Jie nebenaudoja kai kurių naudingų funkcijų ar programų, nes jos per daug lėtina sistemą. Tai jau ne tik laiko švaistymas – tai riboja darbuotojų galimybes dirbti efektyviai.
Yra ir dar vienas aspektas – įmonės įvaizdis. Kai klientas ar partneris atvyksta į susitikimą ir mato, kaip jūsų darbuotojas penkias minutes laukia, kol įsijungs prezentacija, tai kelia klausimų apie visos organizacijos profesionalumą. Tai gali atrodyti smulkmena, bet pirmieji įspūdžiai būna svarbūs.
Modernių sistemų galimybės, kurių neturėjome anksčiau
Šiuolaikiniai kompiuteriai nėra tik greitesni – jie fundamentaliai kitaip sukurti. SSD diskų atsiradimas pakeitė žaidimo taisykles. Ten, kur senasis kompiuteris su HDD disku įsijungia per tris minutes, naujas su SSD įsijungia per 15 sekundžių. Programos atsidaro akimirksniu, failai įsikelia beveik momentaliai.
Naujos kartos procesoriai turi integruotus saugumo mechanizmus, kurie apsaugo nuo daugelio šiuolaikinių kibernetinių grėsmių aparatinės įrangos lygmenyje. Tai reiškia, kad net jei programinė įranga pažeidžiama, yra papildomas apsaugos sluoksnis.
USB-C jungtys su Thunderbolt palaikymu leidžia prijungti išorinius monitorius, saugyklas ir kitus įrenginius vienu laidu. Tai gali atrodyti kaip smulkmena, bet kai dirbi su nešiojamu kompiuteriu ir nuolat jį prijungi bei atjungi, tai tampa tikru palengvinimu.
Modernios vaizdo kameros ir mikrofonai yra nepalyginamai geresni – o tai šiandien, kai nuotoliniai susitikimai tapo norma, yra kritiškai svarbu. Niekas nenori būti tas žmogus susitikime, kurio niekas negirdi arba kurio vaizdas atrodo kaip iš 2005 metų YouTube vaizdo įrašo.
Baterijos technologijos taip pat pasistūmėjo į priekį. Nauji nešiojami kompiuteriai gali dirbti 10-15 valandų be įkrovimo, o tai reiškia tikrą mobilumą. Senesnių modelių dvi-tris valandas veikiantis akumuliatorius (jei jis dar apskritai veikia) verčia būti nuolat pririštą prie lizdo.
Kada tikrai reikia keisti ir kada galima palaukti
Gerai, bet kaip suprasti, ar jūsų atveju tikrai reikia naujo kompiuterio, ar dar galima išsiversti? Yra keletas aiškių ženklų, į kuriuos verta atkreipti dėmesį.
Pirmas ir akivaizdžiausias – operacinė sistema nebėra palaikoma. Jei naudojate Windows 7 ar senesnę versiją, atsakymas yra vienareikšmis – reikia keisti. Jokių „bet” ar „galbūt”. Tai saugumo rizika, kurią tiesiog negalima ignoruoti.
Antras ženklas – kompiuteris negali paleisti programų, kurių jums reikia darbui. Jei jūsų įmonė nori pereiti prie naujos CRM sistemos, projektų valdymo įrankio ar bet kokios kitos programinės įrangos, bet jūsų kompiuteriai neatitinka minimalių reikalavimų, tai aiškus signalas.
Trečias – nuolatiniai gedimai ir techninės priežiūros iškvietimai. Jei IT skyrius jau žino jūsų vardą ir kompiuterio numerį atmintinai, tai kainuoja daugiau nei naujas kompiuteris. Kiekvienas gedimas reiškia prarastą darbo laiką, IT specialisto laiką ir nervus.
Ketvirtas – fizinis susidėvėjimas. Išblukę ekranai, nebeveikiantys klavišai, gedę USB portai, triukšmingai ūžiantys ventiliatoriai – visa tai ne tik nepatogu, bet ir rodo, kad kompiuteris artėja prie savo gyvavimo pabaigos.
Tačiau yra situacijų, kai galima dar palaukti. Jei kompiuteris naudojamas labai specifinėms užduotims (pavyzdžiui, tik tam tikros senos įrangos valdymui), jei jis veikia stabiliai ir atitinka visus saugumo reikalavimus, ir jei darbuotojas su juo dirba efektyviai – tada galima dar šiek tiek palaukti. Bet „palaukti” nereiškia „pamiršti”. Turėtumėte turėti planą, kada ir kaip atnaujinsite įrangą.
Kiek tai iš tiesų kainuoja ir kaip planuoti
Pinigų klausimas visada yra jautrus, ypač mažesnėse organizacijose. Naujas kompiuteris gali kainuoti nuo 500 iki 2000 eurų, priklausomai nuo reikalavimų. Tai nėra maža suma, ypač jei reikia atnaujinti kelis ar keliolika kompiuterių.
Bet pažiūrėkime į tai kitaip. Jei kompiuterio gyvavimo ciklas yra penkeri metai (o tai yra įprasta praktika daugelyje organizacijų), tai 1000 eurų kompiuteris kainuoja 200 eurų per metus arba apie 17 eurų per mėnesį. Tai mažiau nei vieno darbuotojo pietų išlaidos per mėnesį.
Praktiškas patarimas – sukurkite kompiuterių atnaujinimo grafiką. Vietoj to, kad kas penkeri metai reikėtų vienu metu pakeisti visus kompiuterius (kas būtų finansinė katastrofa), planuokite rotacinį atnaujinimą. Pavyzdžiui, kas metai pakeiskite 20% kompiuterių parko. Taip finansinė našta pasiskirsto tolygiai, o jūs visada turite santykinai naują įrangą.
Dar vienas variantas – lizingas. Daugelis įmonių siūlo kompiuterių lizingo paslaugas, kur mokate mėnesinį mokestį ir po tam tikro laikotarpio galite keisti įrangą į naują. Tai leidžia geriau planuoti biudžetą ir visada turėti šiuolaikišką įrangą.
Nepamirškite ir mokesčių lengvatų. Daugelyje šalių verslo įranga gali būti nurašoma kaip sąnaudos, o tai sumažina mokesčių naštą. Pasitarkite su buhalteriu ar finansų konsultantu apie geriausią būdą jūsų situacijoje.
Ką daryti su senais kompiuteriais
Gerai, nusprendėte pirkti naujus kompiuterius. Bet ką daryti su senaisiais? Tiesiog išmesti į šiukšlių dėžę tikrai nėra gera idėja – nei ekologiniu, nei saugumo požiūriu.
Pirmiausia, prieš atsikratydami seno kompiuterio, būtinai ištrinkite visus duomenis. Ir ne tik „delete” klavišu – reikia naudoti specialias programas, kurios kelis kartus perrašo diską. Arba fiziškai sunaikinti kietąjį diską, jei jame buvo ypač jautrios informacijos.
Kai kurie seni kompiuteriai dar gali būti naudingi. Juos galima perduoti labdaros organizacijoms, mokykloms ar kitiems subjektams, kuriems net ir senesnė įranga būtų naudinga. Tik įsitikinkite, kad ji dar yra pakankamai saugi naudoti ir kad visi duomenys yra ištrinti.
Jei kompiuteris tikrai nebetinkamas naudoti, ieškokite elektronikos atliekų perdirbimo punktų. Daugelyje miestų yra specialios vietos, kur priimama sena elektronika. Kai kurie gamintojai net turi savo utilizavimo programas.
Kai kurias kompiuterio dalis galima panaudoti kaip atsargines. Papildoma RAM atmintis, kietieji diskai (jei jie dar veikia), klaviatūros, pelės – visa tai gali praversti, kai kitame kompiuteryje kažkas sugenda.
Kai trisdešimtmetis darbo stažas susitinka su šiuolaikine technologija
Grįžkime prie Renatos, su kurios istorijos pradėjome. Po jubiliejaus ji galiausiai gavo naują kompiuterį. Pirmąją savaitę ji vis dar instinktyviai laukdavo, kol viskas įsikraus, bet kompiuteris jau būdavo pasiruošęs. Po mėnesio ji prisipažino, kad jaučiasi tarsi būtų gavusi naują įrankį, kuris leidžia dirbti taip, kaip ji visada norėjo, bet negalėjo.
Tai nėra tik apie greitesnį kompiuterį. Tai apie pagarbą darbuotojui, kuris skyrė trisdešimt metų jūsų organizacijai. Tai apie investiciją į efektyvumą, saugumą ir ateities galimybes. Tai apie supratimą, kad technologijos nėra prabanga – jos yra būtinas įrankis šiuolaikiniam darbui.
Taigi, ar reikia naujo kompiuterio po trisdešimties metų įstaigoje? Jei jūsų kompiuteris yra bent pusę to laiko senas – atsakymas yra aiškus taip. Ir ne tik reikia – jūs to nusipelnėte. Jūsų darbuotojai to nusipelnė. Jūsų verslas to nusipelno. Technologijos sensta greičiau nei mes, bet tai nereiškia, kad turime dirbti su įranga, kuri priklauso muziejui. Investicija į naują kompiuterį atsipirks produktyvumu, saugumu ir darbuotojų pasitenkinumu – o tai yra daug vertingiau nei bet kuri suma eurų.